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工作文件夹怎么分类

更新时间:2021-01-16 08:09:46

  1、分类存放原则

  MECE分析法,全称Mutually Exclusive Collectively Exhaustive,中文意思是“相互独立,完全穷尽”。也就是对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏的分类。使用MECE分析法作为文件的分类存放原则,可使文件不重叠、不遗漏的分类存放起来,也便于使用人及时准确地找到。

  2、分类存放方法

  原则确定后,重要的是要采用何种方法能够做到不重叠、不遗漏。笔者经过多年的工作经验积累,得出以下几种分类方法:

  按照时间分类。可以按时间节点或时间段来建立不同的文件夹,将文件按照形成时间归入不同的文件夹内。由于人类不能像电脑一样可以并行处理很多资料,一个时间只能处理一个文件,因此按照时间分类存放文件的好处是能够保证文件做到不重叠、不遗漏的存放到电脑中。但是也因此带来一些不利的后果,比如:随着时间的推移,很多文件的形成时间,存放位置都会遗忘,不利于文件的查找和使用,失去分类存放的意义。

  按照内容分类。根据工作内容的不同,可以考虑分门别类的进行存放。按照内容分类的方法,难点在于依据何种标准划分,才能确保不重叠、不遗漏。这就需要不同行业不同部门的工作人员在日常工作中予以总结提炼。比如:人力资源管理方面,可分为人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、员工关系管理六大模块。这样分类的好处是只要知晓需查找文件的内容,即可快速定位到存放位置。不用担心会随着时间的推移,对文件的存放位置而有所遗忘。同时也带来一些不可避免的问题,比如相似内容或不同时间形成的同一内容会因存放在一个文件夹里,而难以区分。

  按照内容和时间相结合的方法分类。按照时间或者内容分类,在平时工作中,各有利弊。无论使用哪一种分类方法,都会给文件存放查找带来不便。但若结合内容和时间分类方法的优点,取其精华,去其糟粕,则会给日常工作中文件的存放查找带来极大的方便。可依据个人习惯,采用一级分类按照内容、二级分类按照时间的方法来分类存放资料,也可使用一级分类按照时间、二级分类按照内容的方法来分类存放资料。

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