1、一般书信可分为称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分，每个部分都有一定的格式。
2、称呼。根据本人和收信人的关系，平时怎么称呼，在信中就怎么写。
3、正文。这是信的主要部分。写信人要说的话都写在这里。正文的开头空两格，通常先写致敬的话。如果是茴信，先要写明莱信收到，并对莱信中提及的题目或要求办理的事情给出结果。如果写的事情较多，可以分段写，一件事情写一段。每段起行空两格，转折顶格。
4、结尾。结尾可根据写信人跟收信人的关系和具体情况，写上表示祝愿，勉励或敬意的祝颂语。如“此致敬礼”、“祝你健康”等等。祝愿语一般分两行写,在正文的下一行空两格写“祝或此致”，再在下一行顶格写“健康或敬礼”。
5、署名。在结尾的再下一行的后半行写本人的名字，署名的前面也可以写上跟随对方相应的称呼。
6、日期。可以写在署名的后面，也可以写在署名下一行的后半行。最后报写清年月日，以便查考。
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